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Output Management

Output Management ist die Erstellung, Generierung, Steuerung und Verteilung von elektronischen oder physisch vorliegenden Dokumenten an alle vorgesehenen Empfänger im Unternehmen oder außerhalb eines Unternehmens.

Output Management hat die Versorgung von Mitarbeitern und Externen (Kunden, Interessenten etc.) mit notwendigen Dokumenten zum Ziel. Zudem sollten die Dokumente leicht lesbar, druckbar oder speicherbar sein. Dokumente können als Druckerzeugnis, Fax, E-Mail oder in weiteren beliebigen Formen vorliegen und mit verschiedenen Dokumententechnologien erzeugt worden sein. In Unternehmen mit verteilten Standorten kann zum Output Management beispielsweise der zentral ausgelöste Druck von Dokumenten im entfernten Standort sein. Das Output Management hat die Aufgabe, Fehler zu erkennen und ggf. die Auslieferung (bspw. den Druck) über ein alternatives System erneut auszuführen. Output Management ist eine Komponente des Enterprise Content Management, um Informationen gesteuert an verschiedene Zielgruppen auf unterschiedlichen Ausgabekanälen in elektronischer oder physischer Form bereitzustellen.

Quantitative Ziele

  • Druckkosteneinsparung
  • Reduzierung der Lagerhaltungskosten
  • Reduzierung der Überschussproduktion von Papier und Broschüren
  • Reduzierung der Hard- und Softwarekosten
  • Portokosten-Optimierung durch Sendungszusammenführung und externe Konsolidierung
  • Bessere Nutzung der Personalressourcen
  • Senkung der Betriebskosten (Papier, Toner, …)
  • Höhere Verfügbarkeit der Systeme (Hochleistungsdrucker, etc.)

Qualitative Ziele

  • Zentrale Dokumenten- und Formularverwaltung
  • Auflösung physischer Formularverwaltung und Formularbevorratung
  • Vermeidung von Formularvordrucken
  • Ausgabe auf verschiedenen Plattformen
  • Einheitliches Erscheinungsbild (CI-konformes Layout)
  • Elektronische Archivierung des Outputs in der passenden Kundenakte und Fortschreibung in der CRM-Historie
  • Permanent stabile Druckqualität bei schnellerem Druckoutput
  • Durchgängige Revisionssicherheit
  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Flexibilität in den Postverarbeitungsprozessen
  • Hoher Individualisierungsgrad (Serien-Output mit individuellen Bestandteilen)
  • Steigerung der Kostenstellentransparenz
  • Einheitlicher, verschlüsselter Druck-Workflow
  • Ereignis- / Prozessbezug bei der Zusammenführung durch systemgestützte Vollständigkeitsprüfung
 
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